Woonstad Rotterdam beschikt over uw persoonsgegevens of kan deze opvragen als u een (potentiële) klant of relatie bent. Bijvoorbeeld als u een woning wilt huren, aankopen of (terug-) verkopen of als u geïnteresseerd bent in onze overige diensten. Woonstad Rotterdam streeft ernaar uw gegevens altijd op zorgvuldige wijze te verwerken en neemt hierbij de toepasselijke wet- en regelgeving – waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens – in acht.
Categorieën van de te verwerken persoonsgegevens
Wij verwerken de volgende categorieën van persoonsgegevens in het kader van de door ons omschreven doeleinden:
NAWTE-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats, Telefoonnummer, E-mail).
Geboortedatum en geslacht.
Gegevens van uw partner en/of van medehuurders of medebewoners.
Huidige woonsituatie en -wensen, urgentieverklaring of voorrangsregeling.
Financiële gegevens, specifiek: inkomensgegevens, bron van inkomsten (in geval van huisvestingsvergunning), bankrekeningnummers en mogelijke betalingsachterstanden.
Inloggegevens ten behoeve van de portal(en)/app.
Gegevens over overlast en/of woongerelateerde fraude.
Tevens verwerken wij in sommige gevallen de volgende categorieën bijzondere persoonsgegevens, die gelet op hun gevoelige aard extra beschermd worden:
Burgerservicenummer (BSN), uitsluitend om aan wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen.
Medische gegevens, uitsluitend voor zover dit voor toewijzing en/of aanpassing van een woning en/of de uitvoering van een (huur)overeenkomst noodzakelijk is.
Doeleinden van de verwerking
Wij, en/of de door ons ingeschakelde derden en/of verwerkers, verwerken de bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten:
Onder meer op het gebied van huur, koop, gebruik, onderhoud, reparatie, service, (moes)tuinen en stalling.
Alsook het aangaan en uitvoeren van convenanten met gemeenten en/of maatschappelijke organisaties.
Berekenen en vastleggen van inkomsten, uitgaven en het doen van betalingen.
Inning van vorderingen, zoals het innen van de huursom, huurbetalingen via iDeal via portal(en) of VvE-bijdrage, waaronder begrepen het in handen van derden stellen van die vorderingen.
Behandeling van geschillen.
Activiteiten van intern beheer.
Het uitvoeren of toepassen van wet- en regelgeving en (sociaal) beleid:
Uitvoering van beleid in het kader van de nadere toewijzing, woonruimteverdeling en huisvestingsvergunningen.
Voorkomen, opsporen, tegengaan van woongerelateerde fraude en overlast.
Voldoen aan verplichtingen omtrent het (recht op) huurtoeslag.
Uitoefenen van een accountantscontrole.
Bevordering van een veilige en leefbare woonomgeving.
Het onderhouden van contact in het kader van:
Aanmelden en verzenden van de nieuwsbrief.
Social media.
Identificeren, authentiseren en autoriseren van gebruikers van de portal(en)/app.
Reageren op woningaanbod.
Aangaan van een serviceabonnement.
Bewonersparticipatie.
Melden van klachten, overlast en/of woonfraude.
Aanvragen en bestellingen:
Vragen van toestemming in verband met wijziging(en) aan het gehuurde (denk aan een nieuwe wc/douche/keuken, harde vloerbedekking, zonnepanelen/-schermen, plaatsen schotelantenne, overige verbouwingen).
Aanvragen van een medische aanpassing voor de woning.
Bestellen van een naamplaatje voor de woning.
Daarnaast kunnen wij bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals het uitvoeren van metingen, analyses en onderzoek, uitsluitend om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen verbeteren.
Verstrekking gegevens aan derden
Woonstad Rotterdam verstrekt uw gegevens slechts aan derden die noodzakelijkerwijs betrokken zijn bij het uitvoeren van de bovenstaande doeleinden of indien een wet of gerechtelijk bevel dat mogelijk maakt of vereist. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de aannemer, installateur, loodgieter of deskundige die in onze opdracht onderhouds- en reparatiewerkzaamheden of deskundigenonderzoek uitvoert, maar ook bijvoorbeeld de gemeente of de Belastingdienst. Ook in gevallen zoals het voorkomen, opsporen en/of bestrijden van fraude, misbruik of (woon)overlast kunnen wij genoodzaakt zijn uw gegevens aan derden te verstrekken. In alle overige gevallen vraagt Woonstad Rotterdam op voorhand eerst uw toestemming voordat zij uw persoonsgegevens aan derden verstrekt.
Social media en websites van derden
Op onze websites zijn buttons en links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken, waaronder, maar niet beperkt tot LinkedIn, Facebook, Twitter, of websites van derden. Woonstad Rotterdam houdt hier geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de omgang met uw persoonsgegevens door zulke derden. Het gebruiken van andere media is dus voor uw eigen risico. Raadpleegt u in elk geval eerst de privacy-voorwaarden van derden, voordat u van dergelijke diensten gebruikmaakt.
Gegevensbeveiliging
Woonstad Rotterdam hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens. Woonstad Rotterdam heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen tegen verlies, wijziging, misbruik of tegen enige (andere) vorm van onrechtmatige verwerking. Iedere persoon die bij Woonstad Rotterdam toegang heeft tot persoonsgegevens en/of deze verwerkt, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, voor zover bij wet- of regelgeving niet anders is bepaald. Woonstad Rotterdam hanteert intern beleid ten aanzien van toegangsautorisatie. In het geval Woonstad Rotterdam gebruikmaakt van de diensten van derden, zal Woonstad Rotterdam in het kader van de bescherming van persoonsgegevens afspraken maken omtrent zorgvuldige verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Uw privacyrechten
Bepaalde persoonsgegevens kunt u via ons online portaal MijnWoonstad of mijn Stadswonen zelf inzien, rectificeren (wijzigen) en/of verwijderen.
Wanneer u een verzoek tot inzage, rectificatie (wijziging), beperking, overdracht of verwijdering van uw (verwerking van) persoonsgegevens doet, zal Woonstad Rotterdam dat verzoek in beginsel als ‘klacht’ aanmerken. De behandeling van een klacht verloopt in beginsel volgens de interne klachtenprocedure, te raadplegen via deze website.
Uw verzoek kunt u indienen bij de Afdeling Klantcontacten van Woonstad Rotterdam door het online klachtenformulier in te vullen op deze website. U ontvangt normaliter binnen vier (4) weken na ontvangst van uw klacht een reactie van Woonstad Rotterdam. Uw identiteit zal geverifieerd worden alvorens het in behandeling nemen van de klacht.
Wanneer u het niet eens bent met de wijze waarop Woonstad Rotterdam omgaat met uw persoonsgegevens of de wijze, dan wel uitkomst, van uw verzoek, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Bewaartermijnen persoonsgegevens
Woonstad Rotterdam bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, bijvoorbeeld zolang de uitvoering van een overeenkomst daartoe verplicht, gedurende het traject voorafgaand aan de aan- of verkoop van een woning door of aan Woonstad Rotterdam of zolang de wet Woonstad Rotterdam daartoe verplicht. Voor verschillende categorieën persoonsgegevens kunnen verschillende (wettelijke) bewaartermijnen en -plichten gelden, die bijvoorbeeld ook na afloop van een overeenkomst voortduren.
Wijzigingen Privacy Statement
Woonstad Rotterdam is altijd gerechtigd dit Privacy Statement te wijzigen, bijvoorbeeld wanneer wet- en regelgeving daartoe noodzaakt. Wijzigingen zullen uitsluitend via onze websites kenbaar worden gemaakt in een aangepaste versie. Raadpleegt u daarom periodiek onze websites.
Vragen
Bij vragen of opmerkingen over dit Privacy Statement kunt u een bericht sturen naar de Afdeling Klantcontacten van Woonstad Rotterdam.
Dit Privacy Statement is vastgesteld op 23 mei 2018.